Digital ist besser. Tocotronic wussten das schon in den 90ern. Aber gilt das auch für Workshops? Kann man auch remote gemeinsam kreativ arbeiten? Wir haben es ausprobiert, viel gelernt und können sagen: ja, das geht. Wenn man es richtig macht. Unsere Herangehensweise, Learnings und Tipps für remote Workshops möchten wir hier mit dir teilen. Geschrieben haben wir das vor allem für alle Workshop-Organisator*innen und Moderator*innen, aber auch für die Teilnehmer*innen ist der Artikel interessant.

Welche Tools brauchst du und auf welche Features kommt es an?

Zunächst einmal benötigst du bestimmte Tools, um deinen Workshop online durchzuführen. Dazu gehört eine Präsentations-Software, ein Videokonferenz-Tool und natürlich eine digitale Lösung, mit dem du Aufgaben wie z.B. Brainstormings digital umsetzen kannst. Dafür eignen sich sogenannte Collaborative Whiteboards. Damit kannst du alles, was du in einem Präsenz-Workshop an bunten Karteikarten oder auf Flipcharts vorbereitet hättest, digital anlegen und mit den Teilnehmern durchführen.

Softwarelösungen und Tools für deinen Workshop:

Präsentationssoftware, wie z.B. Power Point, Prezi oder Google Slides
Videokonferenz-Tool, wie zum Beispiel Zoom, WebEx, Google Meet, MS Teams, Big Blue Button, Mentimeter
ein Online Whiteboard, wie zum Beispiel Miro oder Klaxxon, worauf alle zugreifen und Aufgaben lösen können, damit du deine Teilnehmer*innen nicht mehrere Stunden frontal beschallst

Miro_Vorschaubild_ Bild 2 — Screenshot aus unserem präferierten Tool Miro

Die meisten Anbieter wissen, worauf es bei einem Online Workshop ankommt und welche Features sie integrieren müssen. Trotzdem solltest du prüfen, ob das Tool deiner Wahl das wichtigste für dich bereithält.

Welche Features sollten die Tools haben?

Videokonferenz-Tool:

Teilgruppensitzungen: Für manche Aufgabe ist es hilfreich, die Teilnehmer*innen in kleine Gruppen aufzuteilen. Bei einem Präsenz-Workshop konnten sich die Teilnehmer*innen dafür an eigene Tische setzen. Bei der remote Version benötigst du ein Tool, dass es dir ermöglicht die Teilnehmer*innen in (von dir vorher vorbereitete) digitale Räume zu schicken.
Video Record: Solltest du kein Protokoll anlegen können oder wollen, wäre das Aufzeichnen des Workshops eine Option. Allerdings bleibt dir im Nachgang trotzdem die Arbeit der Transkription nicht erspart. (Achtung: Achte auf den Datenschutz, informiere vorher alle Teilnehmer*innen und hol’ dir ihr Einverständnis!)
Chat-Protokoll mit Direktnachricht: So können dir deine Kollegen z.B. unauffällig Hilfe, Tipps oder Anmerkungen zu deiner Moderation zuspielen.
Zuweisung der Rollen an andere Team-Mitglieder: Sollte etwas ungeplant dazwischen kommen, kannst du die Moderatorenrolle einem Kollegen zuweisen.
Bildschirm freigeben: Unerlässlich, um deine Präsentation mit den Teilnehmern zu teilen.
Userfreundliche Oberfläche: Das Tool sollte übersichtlich und einfach zu bedienen sein. Denn während des Workshops musst du dich auf das Gesagte und die Teilnehmer*innen konzentrieren und nicht vom Handling des Tools abgelenkt werden.
Einfache Einwahl zum Workshop: Ein komplexes Verfahren mit Link, Code und Raumnummer etc. stellt für viele Menschen eine Hürde dar. Bedenke, dass der Umgang mit digitalen Tools für viele noch schwierig ist. Mach es ihnen daher so einfach wie möglich. Schließlich sollen deine Teilnehmer*innen ohne große Mühen den Zugang zum Workshop finden, damit sie entspannt und konzentriert teilnehmen können. Stress und Verwirrung schon zu Beginn, lösen negative Gefühle und Distanz aus.
Das Tool sollte in der Lage sein, mehrere Teilnehmer*innen zuzulassen. Deine Internetverbindung übrigens auch. ;)

Online Whiteboard:

Templates für Brainstorming oder Mindmapping: Das ist dein Spielplatz, in dem du deine kreative Ader ausleben kannst. Überleg dir, was du bei einem Präsenz-Workshop einbauen würdest und suche dafür eine digitale Umsetzung.
Einfacher Zugang und Handhabung auch für Gäste, die nur für den Workshop auf dem Tool sind. Schick am besten schon mal ein kurzes How-To-Video, damit sich deine Teilnehmer*innen damit vertraut machen können.
Möglichkeit des Uploads von Dateien und des Boards als Download: Das ist unter Umständen wichtig, um die Ergebnisse als PDF festhalten und ablegen zu können.

10 Praxis-Tipps für deinen digitalen Workshop

Allen voran musst du genau wissen, was das Ziel des Workshops ist. Was erwartet der Kunde /Auftraggeber? Sprich mit ihm und hol dir die Informationen, die du brauchst.
Kenne dein Videokonferenz-Tool und teste alle Funktionen. Technisches Unvermögen und wahlloses Klicken während des Workshops wirken unprofessionell, und stören den Ablauf und die User Experience.
Lege einen Trainerleitfaden an, um im Detail den Ablauf zu planen und die Zeiten im Blick zu halten. Ein Trainerleitfaden ist eine Tabelle, in der du deinen Inhalt in Blöcke einteilst, ganz genau die Zeiten, Ziele und Methoden pro Block festlegst, sowie den Sprecher. Damit erhältst einen optimalen Überblick über deinen Ablauf.
Überlege, wo der beste Ort für dich für den Workshop ist: im Büro oder im Home Office? Stelle dir dazu folgende Fragen: Wieviele Bildschirme brauchst du? Wo ist eine stabile Internetverbindung? Wo hast du Ruhe? Teste die Videoübertragung: Wie sieht dein Hintergrund aus? Falls du aus dem Home Office streamst, achte auf einen aufgeräumten und neutralen Hintergrund. Überlege auch, ob du stehen oder sitzen willst – Stehen ist aktiver und wirkt anregender. Im Sitzen bist du mehr Teil der Gruppe. Die Mischung macht’s! Entscheide, wann die lieber vorm Regal stehen und an welcher Stelle die Couch der richtige Platz ist.
Schreibe vorab eine E-Mail an alle Teilnehmer*innen und informiere sie über den Ablauf und vor allen Dingen über die digitalen Tools, die zum Einsatz kommen. Denn in manchen Unternehmen können die Mitarbeiter*innen mit Arbeits-PCs nicht auf externe Seiten zugreifen. Das führt u.U. dazu, dass ein/e Teilnehmer*in bei manchen Übungen auf einem Whiteboard z.B. nicht teilnehmen kann.
Kläre vorab, wer Protokoll schreibt. Oder falls du den Workshop aufnehmen möchtest, wer sich um die Transkription kümmert.
Führe zu Beginn des Workshops Regeln ein, um für Ruhe und Konzentration zu sorgen, wie z.B.: Smartphones und Laptops auf lautlos.
Nutze die Handzeichenfunktion deines Videokonferenz-Tools, damit sich deine Teilnehmer*innen aktiv zu Wort melden können (hilfreich, wenn du mehrere Teilnehmer*innen hast).
Wenn du deinen Bildschirm teilst, kommentiere alles, was du machst. Wichtig ist, dass deine Teilnehmer*innen akustisch nachvollziehen können, was sie sehen.
Bedenke, dass es immer Teilnehmer*innen gibt, die viel reden und Teilnehmer*innen, die sehr still sind, aber trotzdem eine Meinung haben. Versuche jeden einzubeziehen: Sprich ihn mit Namen an, gib ihm Aufgaben oder frage konkret nach seiner/ihrer Meinung. Gibt es eine/n Teilnehmer*in, der so sehr engagiert ist, dass andere Teilnehmer*innen nicht zu Wort kommen, kannst du ihn höflich und respektvoll darauf hinweisen, dass andere sicher auch eine Meinung dazu haben und aktiv das Wort an jemand anderen erteilen.

Natürlich gilt auch für remote Workshops: Gute Planung ist der Schlüssel zum Erfolg. Plane jeden einzelnen Punkt, plane Pausen und stell die dir einzelnen Teile als Dramaturgie vor. Ist es abwechlsungsreich? Nimmt es jeden mit? Schafft man die Ziele, die man sich vorgenommen hat?

Du wirst merken: wenn du gut vorbereitet bist, kannst du dich während des Workshops voll auf die Teilnehmer*innen, die Stimmung und die Ergebnisse konzentrieren. Und dann macht es auch Spaß und das überträgt sich auf die anderen.

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